鱼骨系统实施要点
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鱼骨系统实施要点


实施步骤


第一阶段 (系统设置)


1.确定公司系统管理员。 通常管理员由人事部门或者行政部门员工担任。鱼骨客服人员主要配合管理员进行实施工作,确保系统顺利推行;

2.确定选用模块。 需要针对企业的业务需求进行配置,将不使用的模块关闭;


·任务+计划(或工作总结),满足大部分企业日常工作的协作和管理,周会使用计划模块回顾上周完成情况,计划下周;

·任务+普通项目,项目的协作工具,项目经理的管理工具;

·任务+敏捷开发项目, 软件行业的产品研发测试一体化工具;


3.人员导入,组织结构和汇报关系导入(设置汇报关系后上级可以查看下级的任务情况);

4.PC端和移动端全员安装,员工第一次登录(里程碑)。


第二阶段 (流程导入)


1.同事圈中发布系统使用欢迎;

2.周报或者日报制度的导入(必要),通过审阅周报的同时上级查看下级任务情况,调整工作;

3.周期任务的整理,建任务(必要):各部门都有周期性重复任务,整理后建为周期性任务,确保日程工作正常运行;

4.项目经理导入项目任务,分派工作 ;


第三阶段 (30天适应期)


1.管理员每天查看登录情况,发送登录提醒短信(协作软件如果不能保证每个员工每天登录,就不能真正发挥作用);

2.总经理和部门经理坚持每天登录鱼骨,及时查看任务进展;

3.会议中用鱼骨项目,任务做会议纪要,分派任务,检查工作;

4.部门经理每周分享两篇工作相关同事圈文章;

5.项目经理跟踪项目任务进展;



按岗位如何使用


总经理


1.使用计划模块,公司创建季度或者月度公司目标,将目标分派给相应的部门负责人;部门负责人持续分解任务到下属。 总经理只需要看计划,就可以及时了解公司目标进展情况;

2.报表任务:创建各部门每日或者每月报告的周期任务,总经理为审核人;

3.审阅直接下属的周报日报;

4.随时分派任务给各级员工;

5.主要使用首页模块;

6.分享工作相关文章到同事圈建设企业文化

7.定期更改企业文化寄语。


任务动态列表中包括所有需要总经理知晓的任务和项目等信息,首页待办列表中包括:

·分派下去的任务,其中需要自己审核的
·随时记录的想法和思路
·各种报表 (下属创建任务是将审核人设置为总经理,该任务进入总经理待办列表)


部门负责人,项目经理


1.分解季度或者月度公司目标的任务到下属

2.随时分派任务给相关员工

3.日报周报工作,定期查看下属工作量及进展

4.分享工作相关文章到同事圈建设企业文化


任务动态列表中包括所有需要总经理知晓的任务和项目等信息,首页待办列表中包括:

·上级分派的目标任务
·分派下去的任务,其中需要自己审核的
·随时记录的想法和思路
·各种报表


普通员工


1.岗位不一样,主要使用模块不一样,重度用户(产品,研发)主要使用任务和项目模块,轻度用户使用首页

2.按时完成任务,并及时更新任务进展。

3.随时分派任务给相关员工

4.日报周报工作

5.分享工作相关文章到同事圈建设企业文化


任务动态列表中包括所有需要总经理知晓的任务和项目等信息,首页待办列表中包括:

·上级分派的目标任务
·分派给他人的任务,其中需要自己审核的
·随时记录的想法和思路
·各种报表




常用使用小技巧


1.创建任务时设置审核人,普通任务设置为负责人,重要任务设置为自己或者其他人;

2.抄送原则:需要知道的原则,不要过度抄送信息;

3.任务评论发附件时同时发截屏图片,方便参与人直观看到内容;

4.创建任务使用子项,任务会出现在子项负责人的待办列表,多人协作一个任务;

5.使用“开始解决“按钮,让参与任务人知道你已经开始进行这个任务;

6.每天查看一遍自己的待办列表,保证自己负责的任务按时完成,根据实际情况调整下属任务的完成时间,改变任务负责人调整下属工作量;

7.给自己发聊天信息或者文件,在电脑和移动端互传文件;


使用场景


·在路上,和客户会议, 用鱼骨移动端记录下来工作想法,不选择负责人和审核人,在自己的待办里面。整理好后改任务内容,负责人,审核人分配给相关人员;

·会议: 开会的同时,将会议决定要做的事情建任务,会后整理派发到相关人员;

·项目的会议投影模式:直观时时的工作过程和结果,方便会议讨论;

·将上级发送的聊天消息或者语音转任务,抄送上级知会任务进展;

·上级通过仪表盘随时查看下级任务,及时调整工作优先级;

·全员随时发布同事圈分享资讯,建立知识型组织;


常见任务样例 


·每日业务报表 - 负责人将每日数据用评论方式更新报表,贴截图

·每月财务报表

·招聘需求 - 发任务给人事

·设计一个市场广告

·发布一个软文

·参加一个展会

·举办一次活动

·跟进xx客户

·做xx月运营计划

·xx客户反馈问题跟进

·运营调整网页设计

·添加一个新功能

·Xx部门x月目标

·......


感谢您关注和使用鱼骨执行力管理系统!


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